VI. Marco de Referencia
Marcos Histórico
La Unidad Operativa de Perforación, ubicada en el Activo integral Veracruz, antiguamente perteneciente a PEMEX Exploración y Producción, tomo su autonomía de este organismo, en Agosto de 1994, pero manteniendo una relación laboral directa y una comunicación eficiente con cada uno de sus departamentos antes de esto las actividades que ahora desempeña la Unidad operativa se encontraban divididas en las distintas coordinaciones de PEMEX Exploración y Producción (PEP).
La Unidad Operativa es la encargada de la Perforación y Mantenimiento de Pozos de toda la zona sur, las cuales PEMEX Exploración y Producción no contaba con el personal ni las instalaciones necesarias para desempeñar el trabajo de manera eficiente impidiendo, esto el logro de objetivos que el Activo Integran Veracruz (AIV) se fijaba de manera periódica en cuanto ala exploración y perforación de pozos, estableciéndose desde su creación los siguientes departamentos:
-Jefatura de la Unidad Operativa
-Diseño de Pozos
-Servicio a Pozos
-Residencia de contratos
-Recursos Financieros
-Administración Patrimonial y de Servicios
-Operación de pozos
-Mantenimiento de Pozos
-Seguridad Salud y Protección Ambiental
El área de Servicios pertenece al departamento de Administración Patrimonial y de Servicios, desde que inicio operaciones la Unidad Operativa es la encargada de realizar las actividades oportuna, confiable y veraz que se detallan en el Capitulo IV de este trabajo, mismas que requiere la aplicación de controles internos específicos que permitan mantener la información actualizada para poder brindar a las distintas áreas y funcionarios el servicio que requieran en la forma y tiempo que lo soliciten, ya que el retraso en la entrega de la información puede como se menciona en la explicación de los controles la imposibilidad de realización de ciertas actividades.
Marco Teórico
El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos. La importancia de tener un buen
sistema de
control interno en las
organizaciones, se ha incrementado, esto debido a lo práctico que resulta al medir la
eficiencia y la
productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el
mercado.
La empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una
planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su
gestión.
El
control interno comprende el
plan de
organización en los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus
activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los
datos contables, así como también llevar la
eficiencia,
productividad y custodia en las
operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. Todos los departamentos que conforman
una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de
la organización.
Siendo las cosas así, dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, que sean capaces de salvaguardar y preservar los
bienes de un departamento o de la
empresa., el
control interno: "Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una
seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los
estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable".
Se puede afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el
riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más correctas para su
gestión e incluso podría llevar al mismo a una
crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
Con relación al control, se puede decir que estos permitan definir la forma sistemática de como las
empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en sus operaciones diarias. Con el objeto de reducir el
riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas. Sea cual sea la aplicación del control que se quiere implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas. Para esto es necesario aplicar un control preventivo, los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un
proceso o gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de detección de los cuales se ejecutan durante o después de un
proceso, la
eficacia de este tipo de control dependerá principalmente del intervalo de
tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de
procedimiento de control, es necesario definir los
objetivos a cumplir.
El control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los
objetivos. Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar
seguro que todo se encuentra en orden, si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, construyéndose un sistema de control más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar
seguridad a las
funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base de
pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el
objetivo establecido por
la organización. El control interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las
empresas, y lo establece la
dirección o
gerencia para que los
negocios puedan realizar sus
procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus
activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus
registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de
comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de la
organización fluyan con mayor facilidad.El control interno va a servir como base o instrumento de
control administrativo, y que abarca el
plan de organización, de
procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable. El plan de organización, de todos los
métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los
datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada
empresa. Una
función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los
bienes de
la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán
obligaciones sin autorización".
Otro concepto de control interno es que se debe hacer un estudio y una
evaluación adecuada de control interno existente, como base para determinar la amplitud de las
pruebas a las cuales se limitarán los procedimientos de
auditorías.
Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes
grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el plan de organización, y todos los
métodos que facilitan la
planeación y control de la empresa (planes y
presupuestos). Con relación al contable, se puede decir que comprende de métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el caso de los
registros financieros y contables. Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del
concepto de
costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el
costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el control interno tiene como
misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
Para que un control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz,
objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificación del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea originaria. El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los
estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los
procesos contables y administrativos.El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la
probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación,
fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.
El propósito del control interno es: "Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos contra la situación que se considere en peligro de pérdida, es decir, si a menudo se presenta esta situación tratar de
eliminar o reducirlas al máximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el
desempeño realizado por las
políticas fijadas de la organización y por último procurar que el control interno establecido dé como resultado, mantener a
la administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha
información sea confiable y llegue en el momento más oportuno, para así, permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real que está atravesando la empresa.
Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de
supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la
información pueden ser tanto las personas responsables de la
función o actividad implicada como las autoridades superiores. La
autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de
valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento
moral para su conducción y operación. Tales
valores deben enmarcar la
conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso.
En conclusión podemos decir, que la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos
problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de
administración asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias
organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que
la administración tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan
problemas de
comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.
